IceFree

IceFree beheert twee regionale entiteiten — Noord-West en Zuid-Oost — die elk verantwoordelijk zijn voor winteronderhoud op honderden klantlocaties. Werken op die schaal legde een reeks operationele problemen bloot die elkaar versterkten.

Planning, werkorderbeheer en facturatie verliepen via losstaande tools zonder een centrale bron van waarheid. Dispatchers hadden geen overzicht van wat er op het terrein gebeurde, en managers konden de voortgang van routes enkel opvolgen door chauffeurs telefonisch te bereiken.

De facturatie vergde veel handmatig werk. Afgeronde werkopdrachten moesten manueel worden omgezet in correcte facturen en vervolgens worden ingevoerd in TeamLeader — een foutgevoelig en tijdrovend proces. Daar bovenop opereerden Noord-West en Zuid-Oost als afzonderlijke juridische entiteiten die toch klanten, contactpersonen en routes deelden. Die gegevens gesynchroniseerd houden was een permanente bron van fouten.

We bouwden een op maat ontwikkeld platform in Laravel 11 met vier afzonderlijke interfaces, elk afgestemd op een specifiek type gebruiker.

Het adminpaneel vormt het operationele hart van de applicatie. Managers, callcentermedewerkers en boekhouders beheren er klanten, locaties, routes, werkopdrachten en facturen, met rolgebaseerde toegang. Het werknemerspaneel is een mobiele interface voor chauffeurs waarop ze hun dagelijkse route en stopdetails raadplegen en werkopdrachten in real time kunnen afronden vanuit het veld. Via het klantenportaal kunnen klanten zelfstandig inloggen om hun locaties, actieve werkopdrachten en facturen te bekijken.

Voor de routeplanning integreerden we een VRP-solver die optimale dagroutes berekent op basis van depotlocaties, voertuigcapaciteit en serviceprioriteiten. Een eigen synchronisatie-engine houdt beide bedrijfsinstanties automatisch in sync. De integratie met TeamLeader zorgt ervoor dat afgeronde facturen automatisch worden ingediend via de CRM-API. Chauffeurs ontvangen sms-notificaties via Twilio bij planningswijzigingen.